ถามตัวเราเองก่อนว่า ทำไมถึงเราต้องเก็บข้อมูล? ง่ายๆ ก็คือ เนื่องจากข้อมูลมีมากและซับซ้อน จึงต้องการการจัดเก็บเพื่อความเป็นระเบียบและรวดเร็วในการสืบค้นนั้นเอง ยกตัวอย่างสำนักงานแห่งหนึ่งถ้ามีพนักงานไม่ถึง 10 คนก็ไม่มีความจำเป็นต้องมีฐานข้อมูลก็ได้ อาศัยจำเอาหรือถามกันเองก็ได้ แต่ถ้ามีพนักงานเป็นหลักร้อยและมีสาขาที่กระจายกันออกไปหลายที่ การมีฐานข้อมูลก็จะช่วยได้มากเป็นต้น
เรามาเริ่มเลยละกัน เพื่อไม่ให้เสียเวลา สิ่งแรกสุดแรกสำหรับการมีฐานข้อมูลก็คือ Table ไม่ได้แปลว่า โต๊ะนะครับ 55 แต่หมายถึงตาราง ต่างหาก ผู้ใช้งาน access ต้องเรียนรู้การสร้างตารางให้เป็นเสียก่อน และอาจจะกล่าวได้ว่า Table นี้แหละคือหัวใจ ของฐานข้อมูลเลยก็ว่าได้ เพราะหากไม่มีตารางแล้ว ก็จะไม่มีฐานข้อมูลได้เลย อย่าพึ่งงงนะครับ เอาเป็นว่าค่อยๆ ศึกษาและทำตามไปเรื่อย แล้วก็จะเข้าไปไปเองครับ
1 ขั้นตอนแรกสุด ก็เปิดโปรแกรม access ขึ้นมาตามภาพ (2003 ถ้าใครเป็น 2007 หน้าตาอาจจะแตกต่างกันบ้าง) คลิกที่แฟ้ม เลือก สร้าง หรือใครถนัดกดแป้นพิมพ์ก็กด Ctrl+N ก็ได้ ครับ
2 จะเข้าสู่หน้าต่างถัดไป คลิกที่ลิงค์ ฐานข้อมูลเปล่า (เมนูลิงค์ด้านขวามือ) ตามภาพตัวอย่างครับ
3 จะเข้าสู่ขั้นตอนการบันทึก และการตั้งชื่อฐานข้อมูล ก็ให้เราเลือกที่อยู่ที่จะเก็บฐานข้อมูลไว้และตั้งชื่อฐานข้อมูลได้ตามความต้องการของเรา แนะนำให้ตั้งเป็นภาษาอังกฤษ เพื่อความง่ายในการอ้างอิงตารางข้อมูลภายหลัง (ภาษาไทยก็คงได้ แต่ผมไม่เคยตั้ง กว่ามันมีปัญหา 55) ตามตัวอย่างกระผมตั้งเป็น personal (ฝ่ายบุคคล) และ save ไว้ใน my documents นั้นแหละครับ
4 ขั้นตอนต่อไป เราก็จะได้หน้าตาของโปรแกรม access สังเกตที่เมนูบาร์บนสุดจะเป็นชื่อของไฟล์ที่เราตั้งไว้คือ personal และฐานข้อมูลจะอยู่ที่ตาราง ดังนี้ ให้เราดับเบิลคลิกที่ สร้างตารางในมุมมองออกแบบ ครับ
5 เราจะได้หน้าตาตามภาพ จากนั้นให้เราพิมพ์ชื่อของข้อมูลที่เราต้องการเก็บ หรือต้องการทราบเกี่ยวกับข้อมูลของคนหรือพนักงานในบริษัทของเราลงไปครับ อันนี้ทำเพื่อศึกษานะครับ (ของจริงอาจจะแตกต่างกันไปบ้างนิดหน่อยก็เป็นไปได้ 5) ตามตัวอย่างช่องตารางข้อมูลที่ผมต้องการเก็บ ก็มือ หมายเลขประจำตัว ชื่อสกุล ตำแหน่ง วันที่เริ่มงาน ตำแหน่ง แผนก เงินเดือน ที่อยู่ เบอร์โทร และ หมายเหตุ ในส่วนของชนิดของข้อมูล ผมกำหนดให้ หมายเลขประจำตัว เป็น Number หมายถึงช่องนี้รับได้เฉพาะตัวเลขครับ สำหรับ text หมายถึงข้อความธรรมดาและตัวเลขก็ได้ ส่วนวันที่เริ่มงานผมกำหนดเป็น date&time หมายความว่าเป็นรูปแบบของวันเดือนปีเท่านั้น จากนั้นก็คลิก ปุ่ม save หรือบันทึก
6 ภาพแสดงชื่อของตารางข้อมูลขึ้นมา เป็น Table1 เราสามารถเอาชื่อนี้เลยก็ได้ หรือจะเปลี่ยนใหม่ตามความต้องการของเรา เพื่อให้ง่ายต่อการอ้างถึงภายหลังผมจึงเปลี่ยนชื่อใหม่เป็น tablepersonal ครับ
7 ขั้นตอนนี้ โปรแกรมจะถามเราว่า เราต้องการกำหนดคีย์หลัก หรือไม่ (คีย์หลักคือคีย์ที่เอาไว้เชื่อมโยงตารางเข้าด้วยกัน และไม่สามารถมีข้อมูลซ้ำกันได้) ให้เราคลิก yes และตกลงไปก่อนได้เลยครับ
8 เท่านี้ก็เรียบร้อย สังเกตุว่าในหน้าต่างฐานข้อมูลจะมีรายชื่อของไฟล์ตารางข้อมูลที่เรา พึ่งสร้างขึ้นมาใหม่ๆ เพิ่มขึ้นมา คือ tablepersonal แสดงอยู่ครับ
9 ภาพแสดงการเปิดดูไฟล์ตารางข้อมูลของเราครับ จะเห็นว่ายังเป็นฐานข้อมูลเปล่าๆ คือยังไม่มีข้อมูลอยู่นั้นเอง ซึ่งเราจะต้องสร้างแบบฟอร์มในการกรอกข้อมูลลงไปให้ครบ ทุกช่องครับ ซึ่งผมจะได้แนะนำในบทต่อไปครับ
