วิธีการเพิ่มผลรวมอัตโนมัติบนแถวของ Excel

สำหรับวันนี้ จะมาสอนวิธีการใส่ยอดรวมของจำนวนเงิน แบบอัตโนมัติ โดยผู้ใช้งานที่สนใจ สามารถศึกษาและทำตามด้วยตนเอง ง่ายๆ จากคำแนะนำ รวมทั้งรับชม คลิปสาธิตวิธีการดำเนินการ ได้

โดย  การเพิ่มผลรวมหรือ Sum ในแถวของตาราง Ms Excel นั้น สามารถทำได้ง่ายๆ โดยมีวิธีการและขั้นตอนที่ง่าย และรวดเร็ว ดังนี้
เริ่มจากเปิดไฟล์ข้อมูล ที่ต้องการทำงานด้วย ขึ้นมา ควรจะเป็นตารางข้อมูล ที่เกี่ยวข้องกับการคิดตัวเลข เช่น สรุปรายรับ รายจ่าย หรือ การคิดเงินเดือน เงินค่าขายสินค้า ต่างๆ เป็นต้น

1 นำเม้าส์ไปคลิกที่ cell ที่ต้องการใส่ ผลรวม (Sum)
2 บนหน้าแรก Home เลื่อนไปคลิกที่คำสั่ง ผลรวม Sum
** กด Enter เพื่อยืนยันการทำงาน
จะได้ผลรวมอัตโนมัติ ตามต้องการ
การเพิ่มผลรวม กับ คอลัมน์ต่อไป สามารถใช้เม้าส์ จับที่ตัวจับ แล้ว ลากไปตามขอบเขตของ คอลัมน์ที่ต้องการ

การใช้งาน ผลรวมอัตโนมัติ หรือ Sum ก็จะเป็นรูปแบบการทำงาน หรือเอกลักษณ์ ของโปรแกรมตาราง Excel ที่ช่วยป้องกันความผิดพลาด จากการคำนวณทางบัญชี ได้ดี และมีการนำเอามาประยุกต์ใช้งานกับงานด้านการเงิน การธนาคาร ในเกือบทุกองค์กร ทั่วโลก

สำหรับท่านที่อาจจะไม่ทัน หรือต้องการรับชม ตัวอย่างประกอบในรูปแบบคลิปภาพวีดีโอ ก็สามารถชมได้จากคลิปวีดีโอประกอบ นี้เลยครับ

การกรองข้อมูลในตาราง Excel

จากตอนที่ผ่านมา ได้สอนวิธีการเรียงข้อมูลในตารางไปแล้ว สำหรับวันนี้จะมาสอนการ กรองข้อมูล หรือการ ฟิลเตอร์ ข้อมูล เพื่อ แสดงข้อมูล เฉพาะในส่วนที่เราต้องการ

การกรองข้อมูล โปรแกรม จะซ่อนข้อมูล ส่วนที่เราไม่ต้องการแสดงไว้ และจะแสดงข้อมูล ตามเงื่อนไขที่เราต้องการเท่านั้น
เงื่อนไขการกรอง เช่น
แสดงข้อมูล เฉพาะ =
แสดงข้อมูลที่มีค่า ระหว่าง   ถึง
เป็นต้น

เพื่อให้เห็นตัวอย่าง
ให้เปิดไฟล์ excel ขึ้นมา
1 เลือกไปที่ cell ของคอลัมน์ที่ต้องการกรองข้อมูล
2 ไปที่เมนู ข้อมูล > เลือก การกรองข้อมูล
จะมีหัวลูกศร แสดงขึ้นมาของแต่ละ คอลัมน์   เมื่อนำเม้ส์ไปคลิก จะมี เงื่อนไข การกรองข้อมูล ให้เลือกใช้งาน

ตัวอย่าง กรอง ตัวเลข เลือก เง่อนไข ราคาทุน แสดงข้อมูล ระหว่าง 30   ถึง  100

จะได้ผลการกรองตามภาพ

วิธีเรียงลำดับข้อมูลบนตาราง Ms Excel

ความสามารถในการจัดลำดับ หรือกลุ่มข้อมูล ตามลำดับ เช่น จาก อักษร ก - ฮ หรือ จาก ตัวเลข น้อยไปมาก ก็เป็นอีกความสามารถองโปรแกรม Excel ที่น่าสนใจ และนำมาใช้งาน เพื่อให้การนำเสนอข้อมูล เป็นไปตามความต้องการ

ตัวเลือก จะเป็นแบบ เรียงจาก น้อยไปมาก A b c ...z หรือ ก  ข ค ...ฮ
และกลับกัน คือ จากมากไปน้อย
ก่อนจะเรียงลำดับข้อมูล สำรวจความพร้อมนิดหน่อย
1 จะต้องไม่มี cell ใดๆ ของตารางที่ต้องการจะเรียงลำดับ มีค่าว่าง
2 สว่นหัวของตาราง มีการรวม cell เข้าด้วยกัน
ตามไฟล์ตัวอย่าง จะแสดงการ เรียงข้อมูล 2 คอลัมน์ คือ ชื่อสินค้า และ ราคาขายสินค้น
โดยจะเรียง จาก น้อยไปหามาก หรือ A ไป Z นั้นเอง

ขั้นตอนการทำงาน ก็จะง่ายๆ เริ่มจากการเปิดไฟล์ข้อมูล Excel ขึ้นมาก่อน
1 เลือก คอลัมน์ที่ต้องการ Sort หรือ เรียงลำดับข้อมูล   เป็นชื่อสินค้า
2 ไปที่การเรียงลำดับข้อมูล sort&fillter

รหัส	ชื่อสินค้า	จำนวน	ราคาทุน	ราคาขาย
7777777	ขนม	12	100	150
8888888	กะปิ	12	100	150
9999991	น้ำปลา	12	30	35
1234567	รองเท้า	12	150	200
1122337	ยาสีพัน	12	50	60
2255887	ครก	12	12	15
1245896	กระจกเงา	12	30	35
1589745	นมสด	12	35	45
3269854	ข้าวสารแห้ง	12	120	140
2541253	จาน	12	12	15
1254965	อ่าง	12	10	15

หลังการจัดเรียง

รหัส	ชื่อสินค้า	จำนวน	ราคาทุน	ราคาขาย
1245896	กระจกเงา	12	30	35
8888888	กะปิ	12	100	150
7777777	ขนม	12	100	150
3269854	ข้าวสารแห้ง	12	120	140
2255887	ครก	12	12	15
2541253	จาน	12	12	15
1589745	นมสด	12	35	45
9999991	น้ำปลา	12	30	35
1122337	ยาสีพัน	12	50	60
1234567	รองเท้า	12	150	200
1254965	อ่าง	12	10	15

การจัดรูปแบบตาราง Excel

ความาสามารถและจุดเด่นของ Excel ในการทำงาน กับตาราง มีหลายอย่าง โดย จะมีทั้งแบบปรับแต่งเอง และแบบอัตโนมัติ
สำหรับวันนี้ เราจะมาสอนวิธีการปรับรู)แบบตารางอัตโนมัติ

โปรแกรม Excel นั้น จะง่ายในการจัดรูปแบบ ตารางข้อมูลได้อย่างสะดวกและรวดเร็วโดยผู้ใช้งานเพียง เลือกจาก ชุดตารางสำเร็จรูป ที่ทางโปรแกรมได้จัดเตรียมไว้ให้เรียบร้อย จำนวนมากพอควร
ขั้นตอนและวิธีการ
เริมจากการเปืดโปรแกรม เอ็กเซล ขึ้นมาก่อน
1 เลือกเซลแรก
2 บนแถบเมนู Home>จัดรูปแบบตาราง
คลิกลงไป แล้วเลือก รูปแบบตาราง แบบใดแบบหนึ่ง

เท่านี้ ก็จะเรียบร้อย
เราจะได้ตารางข้อมูล ที่โดดเด่น ขึ้นมา พร้อมสำหรับนำเสนอ ทันที

ID#	ชื่อสินค้า	จำนวน	ราคาทุน	ราคาขาย
7777777	เสื้อยืดแขนสั้น	12	100	150
8888888	กางเกงขาสั้น	12	100	150
9999991	น้ำตาลทรายขาว	12	30	35

หลังจากจัดรูปแบบตารางแล้ว

ID#	ชื่อสินค้า	จำนวน	ราคาทุน	ราคาขาย
7777777	เสื้อยืดแขนสั้น	12	100	150
8888888	กางเกงขาสั้น	12	100	150
9999991	น้ำตาลทรายขาว	12	30	35

ชมคลิปการดำเนินการ

วิธีการกำหนดค่าตรวจสอบการป้อนข้อมูล Ms Excel

สำหรับการทำงานกับโปรแกรม Ms Excel นั้น จะสามารถกำหนดค่าตรวจสอบการคีย์ข้อมูล Ms Excel ได้ ซึ่งจะช่วยในเรื่องของการ ป้อนข้อมูล ให้เป็นข้อมูลเฉพาะตามที่เราต้องการเท่านั้น
โดยวิธีการเรียนรู้นั้น สมมุตติ ว่าเราต้องการให้คอลัมน์ A ป้อนข้อมูลรหัสสินค้า เป็นตัวเลข และมีจำนวน 7 ตัวเท่านั้น เรียกว่า มากกว่า หรือน้อยกว่า 7 ไม่ได้ และป้อนตัวอักษรก็ไม่ได้เช่นกัน
มาดูว่าเราจะกำหนดค่าตรวจสอบการป้อนหรือบันทึกข้อมูล ลงในช่องตาราง ให้เป็นข้อมูลเฉพาะตามที่เราต้องการ หรือระบุไว้ได้อย่างไร
กำหนดตารางข้อมูลจำนวน 5 คอลัมน์ดังนี้

ID#	ชื่อสินค้า	จำนวน	ราคาทุน	ราคาขาย
	เสื้อยืดแขนสั้น	12	100	150
	กางเกงขาสั้น	12	100	150

ในช่อง รหัสสินค้า ID# เราต้องการให้ป้อนข้อมูล กำหนดความยาว เท่ากับ 7 ตัว เราจะทำอย่างไร

1 เปิดไฟล์โปรแกรมขึ้นมา

2 ไปที่เมนู Data >การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล 

ไปที่แท็บ การตั้งค่า>อนุญาติให้ ความยาวข้อความ>ข้อมูล เท่ากับ   7

3 ไปที่แท็บ การแจ้งเตือนข้อผิดพลาด ชื่อเรื่อง  ผิดพลาด

ข้อความ ป้อนจำนวน 7 ตัวเท่านั้น 

จริงๆ แล้วกฏ Validate หรือกฏการตรวจสอบการป้อนข้อมูล จะมีหลาย Option มากๆ ซึ่งผู้ใช้งาน สามารถที่จะลองทดสอบ และฝึกฝนการใช้งาน เพิ่มเติม เช่น การตัง้ค่า ให้ ป้อนข้อมูล เฉพาะตัวเลข หรือ เวลา เป็นต้น 

เริ่มต้นเรียนโปรแกรมนำเสนอเพาเวอร์พอยต์

สำหรับโปรแกรมสร้างสไลด์นำเสนองาน Powerpoint มีจุดเด่นหลายอย่าง
ง่ายในการสร้างงานนำเสนอจากแบบร่างหรือแบบสำเร็จรูป
เพิ่มข้อความ ภาพ และวีดีโอ ให้น่าสนใจ
เลือกแม่แบบงานนำเสนอของมืออาชีพ
ใส่ตัวเปลี่ยนสไลด์และลูกเล่นการเคลื่อนไหวของภาพและข้อความ
บันทึกไปที่ระบบ Cloud เพื่อง่ายในการแชร์และการเข้าถึง
เริ่มต้นสร้างสไลด์
1 เปิดโปรแกรมขึ้นมา
2 คลิกเลือก สไลด์เปล่า หรือเลือกแม่แบบ หรือเลือก Take a Tour เพื่อดูภาพรวมการใช้งานของโปรแกรมเพาเวอร์พอยต์
การเพิ่มกล่องข้อความและคีย์ข้อความ
 1 วางเคอร์เซอร์ลงจุดที่ต้องการพิมพ์ข้อความ
2 เลือก ข้อความ และเลือกตัวเลือกปรับแต่ง ข้อความ แบบอักษร ขนาด ตัวหนา ตัวเอียง หรือ ขีดเส้นใต้
3 เลือกใส่ สัญลักษณ์หน้าข้อความ หรือลำดับตัวเลข
การเพิ่มภาพ รูปร่าง หรือแผนผัง
1 เลือกคำสั่งแทรก
2 เพิ่มรูปภาพ เลือก รูปภาพ แล้วคลิกปุ่ม Browse เข้าไปเลือกภาพจากคอมพิวเตอร์
3 เพิ่มรูปร่าง หรือแผนผัง คลิก รูป่าง แผนผัง เลือกสักแบบตามที่ต้องการ
การบันทึก
ตัวเลือกการบันทึก
1 บันทึกไปที่ระบบ Cloud เพื่อง่ายและเร็วในการแชร์ข้อมูล ต้องเชื่อมอินเตอร์เน็ต
2 คลิกที่ไฟล์ บันทึกเป็น>OneDrive
หรือจะเลือก Save บนคอมพิวเตอร์ก็ได้

การใช้งาน PowerPoint Designer

ให้เพิ่มรูปภาพเข้ามาในสไลด์ จากนั้น ออกแบบสไลด์ 

1 เลือก แทรก>รูปภาพ >เข้าไปเลือกภาพตามต้องการ และคลิก แทรก

แถบเมนูออกแบบ แสดงขึ้นมา และมีตัวเลือกการออกแบบให้เลือกออกแบบ 

2 เลือก ออกแบบ ตามที่ต้องการ 

การเปลี่ยนระหว่างสไลด์ 

ใส่ตัวเปลี่ยนสไลด์ 

1 เลือกสไลด์แรก ที่ต้องการ

2 บนเมนู ตัวเปลี่ยน เลือกลูกเล่นตัวเปลี่ยนตามต้องการ 

3 คลิกตัวเลือก จะมีเมนูย่อยการเปลี่ยน เลือก ตำแหน่งจากทิศไหน บน ล่าง ซ้าย ขวา 

*** ยกเลิกลูกเล่นการเปลี่ยน คลิก ไม่มี 

การเติมข้อความอัตโนมัติบนตาราง Excel

การใช้งานโปรแกรมตาราง เอ็กเซลนั้น จะมีรูปแบบการใช้งานที่น่าสนใจและนำมาใช้งาน เพื่อให้เกิดความสะดวกและรวดเร็วในการทำงาน คือการเติมคำหรือ ข้อความอัตโนมัติ
สามารถเติมได้ทั้งแบบแนวดิ่ง คอลัมน์ และแนวระนาบ แถว
ข้อมูลอัตโนมัติ ที่สามารถเลือกเติมได้ Auto fill คือ ข้อความ ชื่อเดือน ชื่อวัน หรือลำดับตัวเลข เป็นต้น
สามารถ ลากตัวจับ ดึงเติม Auto fill ได้ 2 ทิศทาง คือ จากบนลงล่าง หรือ จากล่าง
ยกตัวอย่าง เราต้องการเรียงชื่อเดือน ทั้ง 12 เดือน ตามแถวข้อมูล
1 ให้เรานำเม้าส์คลิกช่องแรก จากนั้น พิมพ์ มกราคม ลงไป
2 นำเม้าส์แตะที่ขอบเซล ตัวจับแสดงขึ้นให้แดรกเม้าส์ลาก ลงจนครบ เดือน ธันวาคม

ตัวอย่างการกรอกข้อมูลอัตโนมัติวัน

1 ให้เรานำเม้าส์คลิกช่องแรก จากนั้น พิมพ์ จันทร์ ลงไป
2 นำเม้าส์แตะที่ขอบเซล ตัวจับแสดงขึ้นให้แดรกเม้าส์ลาก ลงจนครบ อาทิตย์

ตัวอย่างการกรอกข้อมูลอัตโนมัติ ข้อความและตัวเลข
1 ให้เรานำเม้าส์คลิกช่องแรก จากนั้น พิมพ์ คำถามข้อ 1
2 นำเม้าส์แตะที่ขอบเซล ตัวจับแสดงขึ้นให้แดรกเม้าส์ลาก ลงจนครบ ตามข้อที่ต้องการ

มาดูแนวระนาบ
หลักการเดียวกัน
1 ช่องแรก ให้เรานำเม้าส์คลิกช่องแรก จากนั้น พิมพ์ มกราคม ลงไป
2 นำเม้าส์แตะที่ขอบเซล ตัวจับแสดงขึ้นให้แดรกเม้าส์ลากไปทางขวา จนครบ เดือน ธันวาคม

ดูการลากย้อนกลับทิศบน

ในช่องคอลัมน์ กลางๆ เลือกเซล และคีย์คำว่า มิถุนายน ลงไป

 นำเม้าส์แตะที่ขอบเซล ตัวจับแสดงขึ้นให้แดรกเม้าส์ลาก  ขึ้นด้านบน จะได้เดือนย้อนกลับไปตามลำดับ

อื่นๆ ก็สามารถทดสอบและลองประยุกต์ใช้งาน ตามเหมาะสมได้