การใช้งาน PivotTable บน Ms Excel

ในตอนที่ผ่านมา เราได้ศึกษา และเรียนรู้พื้นฐานการใช้งานตาราง Excel ในการป้อนข้อมูล รวมทั้ง การจัดรูปแบบข้อมูลต่างๆ เป็นที่เข้าไปไปแล้ว สำหรับเนื้อหาตอนนี้จะมาแนะนำการใช้เครื่องมือในการตรวจสอบและวิเตราะห์ข้อมูล ของโปรแกรม Excel ที่มีประสิทธิภาพอีกตัวหนึ่งคือ PivotTable

ขั้นตอน การเรียกใช้งาน PivotTable บนเอ็กเซล เป็นทูล ที่มีประสิทธิภาพ สำหรับผู้ใช้งานในการคำนวณ การสรุป และการวิเคราะห์ข้อมูลในตารางเอ็กเซล เพื่อการเปรียบเทียบ การศึกษารูปแบบ และทิศทางแนวโน้มของข้อมูล
ก่อนอื่นเพื่อความเข้าใจในเนื้อหาและวิธีการ ขอให้ผู้เรียนได้เปิดไฟล์ Excel และเตรียมข้อมูลประกอบ ตามตัวอย่างดังนี้ครับ

วันที่	คนซื้อ	รายการ	จำนวน
25/07/2561	พ่อ	น้ำมัน	500
26/07/2561	แม่	น้ำหอม	1500
27/07/2561	น้องชาย	โทรศัพท์	7900
28/07/2561	น้องสาว	หนังสือ	500
29/07/2561	เราเอง	คอมพิวเตอร์	18900
30/07/2561	พ่อ	ชั้นวางหนังสือ	3200
31/07/2561	เราเอง	สมุดรายงาน	99
1/08/2561	พี่สาว	ขนมเค้ก	399

การสร้าง PivotTable


เริ่มต้นจากการคลิกเพื่อเลือกขอบเขตข้อมูลที่ต้องการจะสร้าง

Note: ตารางข้อมูลไม่ควรจะมีค่าว่าง และ และมีหัวของแถวเพียงแถวเดียว


ไปที่เมนูแทรก หรือ Insert > PivotTable.


ภายใต้ตัวเลือก เลือกข้อมูลที่ต้องการวิเคราะห์ , ให้เลือก ตาราง หรือ แถบข้อมูล


ในช่อง Table/Range, ตรวจสอบขอบเขตข้อมูล .


ภายใต้กรอบตัวเลือก ให้เลือกตัวเลือกการทำงาน ว่าจะแสดงข้อมูลตรงไหน , เลือก New worksheet เพื่อแสดงข้อมูลออกไปยังไฟล์ตัวใหม่ หรือ เลือก Existing worksheet จากนั้นระบุตำแหน่งที่ต้องการแสดงข้อมูล

ตอบ OK.
การเลือกข้อมูลเพื่อแสดงผลตามการวิเคราะห์

Building out your PivotTable


การเพิ่มช่องข้อมูลเพื่อแสดงใน PivotTable, ติ้กที่ช่องตัวเลือกข้อมูล PivotTables Fields pane.
ตามตัวอย่าง จะเลือก 3 ค่า คือ คนซื้อ   รายการ    และ จำนวน

สอนการใช้งานฟังก์ชัน SUMIFS

จากตอนที่แล้ว ได้สอนการใช้งาน ฟังก์ชันผลรวมของ Excel แบบมีเงือนไข สำหรับในวันนี้ จะได้มาสอนการใช้งานฟังก์ชันอีกรูปแบบ คือ การใช้งานผลรวมแบบหลายเงื่อนไข SUMIFS
ในบางครั้งการตรวจสอบและการวิเคราะห์ข้อมูลก็จะมีความสำคัญและความจำเป็นของการ แสดงผลรวม Sum แบบหลายเงื่อนไข แต่เราก็ไม่ต้องห่วง เพราะโปรแกรม Ms Excel ได้เตรียมสูตร หรือฟังก์ชันใช้งาน ให้เราสามารถ ใช้งานกันได้ไม่ยาก เกินไป โดยมีวิธีการดังนี้
1 สมมุตติ เรามีไฟล์ข้อมูล รายงานการขายสินค้า ของร้าน แห่งหนึ่ง ซึ่งก็ขายดีพอสมควร พอมีกำไร ต้องจ้างพนักงานขาย หลายคน มาช่วยกันขาย สินค้า

เราสามารถ สรุปยอดรวมการขายสินค้าของแต่ละคน โดยใช้ฟังก์ชัน SUMIFS แบบนี้
มาดูขั้นตอนกันเลย

ก่อนอื่นให้เราฝึกการเตรียมข้อมูล สำหรับการฝึกใช้งานผลรวมแบบหลายเงื่อนไข ตามตารางนี้

จำนวน	สินค้า	พนักงานขาย
2	ปลาเส้น	ก้อย
5	น้ำตาล	โป้ง
4	รสดี	ก้อย
8	กล้วยหอม	สมชาย
7	ข้าวสาร	ก้อย
6	ปลาเส้น	โป้ง
3	ปลาเส้น	สมชาย
15	ปลาเส้น	ก้อย
4	ขนมถั่วตัด	โป้ง
	ก้อย	ปลาเส้น	17

1 เริ่มจาการคลิกเซลส์ที่ต้องการ
2 พิมพ์ =SUMIFS (
3 เลือกขอบเขตข้อมูลที่ต้องการผลรวม และใส่ คอมม่า
4 เลือกขอบเขตเงื่อนไขแรก ตามด้วย คอมม่า
5 เลือกเงื่อนไข แล้วพิมพ์ คอมม่า
6 เลือกเงื่อนไขที่สอง และใส่ คอมม่า
7 เลือกขอบเขตเงื่อนไแล้วใส่ คอมม่า
8 กด Enter

การใช้งานฟังก์ชัน SUMIF

สำหรับการใช้งาน ฟังก์ชัน SUMIF ของ เอกเซลนั้น ก็จะเป็นการลักษณะการหาผลรวมตามเงื่อนไขที่ระบุ ซึ่งจะมีลักษณะการใช้งานอย่างไร เรามาลองดูและศึกษาไปพร้อมๆ กัน ดีกว่า จากแบบฝึกหัด ด้านล่าง ดังต่อไปนี้ เลย ครับ
1 เริ่มจากการคลิกเลอกเซลส์ ที่ต้องการหาผลรวม แบบมีเงื่อนไข
2 ใส่ = SUMIF(
3 คลิกและแดรกเซลส์ที่ต้องการหาผลรวม
4 ระบุหมวดหมู่ของข้อมูล ตามที่ต้องการ
5 คลิกและแดรกเซลส์ให้ครบตามขอบเขตที่ต้องการ
6 กด Enetr
มาลองเรียนรู้ผ่านประสบการณ์ตรงกัน เพื่อให้ทำได้ใช้เป็นกัน

ตารางสรุปรายรับขายสินค้าประจำปี 2561
สินค้า	หมวดหมู่	ไตรมาส1	ไตรมาส2	ไตรมาส3	ไตรมาส4	รวม
นมกล่อง	อาหาร	5000	7800	8900	12000	33,700.00
ข้าวหอมมะลิ	อาหาร	5000	7800	8900	12000	33,700.00
ปลากระป๋อง	อาหาร	5000	7800	8900	12000	33,700.00
ยาสระผม	ของใช้	5000	7800	8900	12000	33,700.00
ผงซักฟอกบรีส	ของใช้	5000	7800	8900	12000	33,700.00
น้ำตาล	อาหาร	5000	7800	8900	12000	33,700.00
ไม้กวาด	ของใช้	5000	7800	8900	12000	33,700.00
สมุดปกอ่อน	เครื่องเรียน	5000	7800	8900	12000	33,700.00
ปากกาลูกลื่น	เครื่องเรียน	5000	7800	8900	12000	33,700.00

จากตารางข้อมูล เราต้องการหาข้อมูลผลรวมตามเงื่อนไข ว่ารายรับการขายสินค้าเฉพาะหมวดหมู่ อาหาร รวมทุกไตรมาส เป็นเงินเท่าไหร่

1 คลิกที่เซลส์ที่ต้องการผลรวม

2 ใส่ =SUMIF(

3 เลือกขอบเขตหมวดหมู่ที่ต้องการทั้งคอลัมน์ 

4 พิมพ์ ,"อาหาร",

5 เลือกขอบเขตข้อมูล คอลัมน์ รวม แล้ว Enter 

หน้าตาของสูตร   =SUMIF(B3:B11,"อาหาร",G3:G11)

การหารจำนวนในตาราง Ms Excel

สำหรับบทที่ผ่านมา เราได้เรียนพื้นานในการคูณจำนวน ในตาราง Excel ไปแล้ว ต่อไป เราต้องการหาร ก็จะสามารถหาร ได้เช่นกัน
การหารจำนวนในตารางเอ็กเซล ผู้ใช้งานสามารถทำได้ในหลายวิธีการ เช่น
แบบที่ 1 ใช้การอ้างอิงเซล เช่น =B3/C3 เป็นต้น
หรือ
แบบที่ 2 ใช้การแทนค่าจำนวนโดยตรง เช่น =50/30
หรือ
แบบที่ 3 ใช้วิธีผสม อ้างอิงเซลกับจำนวน เช่น C2/50

NOTE: จะเริ่มต้นด้วยเครื่องหมาย =
และ จะใช้เครื่องหมาย / แทนการหาร

ก็จะแตกต่างจากการหารเลขปกตินิดหน่อย ตรงสัญลักษณ์การหารจะใช้  / แทน
สรุปขั้นตอน
1 คลิกเลือกเซลส์
2 พิมพ์ =
3 พิมพ์จำนวนโดยตรง หรือคลิกเลือกเซลส์
4 พิมพ์เครื่องหมาย /
5 พิมพ์จำนวนโดยตรง หรือคลิกเลือกเซลส์
6 กด Enter เพื่อยืนยัน

สำหรับวิธีที่แนะนำคือให้ใช้การอ้างอิงเซ,ส์ จะทำให้สะดวกกว่า ในการเปลี่ยนแปลง หรือแก้ไขข้อมูล

สอนวิธีการคูณเลขในตาราง Ms Excel

การคูณจำนวนในตารางเอ็กเซล ผู้ใช้งานสามารถทำได้ในหลายวิธีการ เช่น
แบบที่ 1 ใช้การอ้างอิงเซล เช่น =B3*C3 เป็นต้น
หรือ
แบบที่ 2 ใช้การแทนค่าจำนวนโดยตรง เช่น =50*30
หรือ
แบบที่ 3 ใช้วิธีผสม อ้างอิงเซลกับจำนวน เช่น C2*50

NOTE: จะเริ่มต้นด้วยเครื่องหมาย =
และ จะใช้เครื่องหมาย * แทนการคูณ

ก็จะแตกต่างจากการคูณเลขปกตินิดหน่อย ตรงสัญลักษณ์การคูณจะใช้ * แทน x
สรุปขั้นตอน
1 คลิกเลือกเซลส์
2 พิมพ์ =
3 พิมพ์จำนวนโดยตรง หรือคลิกเลือกเซลส์
4 พิมพ์เครื่องหมาย *
5 พิมพ์จำนวนโดยตรง หรือคลิกเลือกเซลส์
6 กด Enter เพื่อยืนยัน

ข้อแนะนำ
การคูณสามารถใช้งานได้หลายวิธี แต่ถ้าคูณทั้งแถว และต้องการคัดลอกสูตร แนะนำให้เลือกใช้การอ้างอิงเซลส์ โดยคลิกเม้าส์เพื่อเลือก จะสะดวกกว่า

การลบจำนวนในตาราง Ms Excel

สำหรับวันนี้เราจะมาเรียนรู้และฝึกการลบ ในโปรแกรม Excel กัน
ก่อนอื่นให้เราเตรียมข้อมูลรายละเอียดที่เกี่ยวข้อง เกี่ยวกับการเงิน เช่น ตารางแสดงรายรับ และรายจ่ายในแต่ละวัน และยอดรวมของแต่ละรายการ
จากนั้น ก็ลองใช้วิธีการ ลบ เพื่อดูว่า ยอดรายได้ กับ รายจ่าย สมดุลกัน เกิน หรือ ขาด หรือไม่เป็นต้น
ขั้นตอน
ก่อนอื่นให้เราเปิดไฟล์เอ็กเซล ขึ้นมา
1 คลิกเลือกเซลส์
2 พิมพ์ = G3-G4
แล้วกด Enter
** เท่านี้แล้ว เราก็จะได้ค่าผลลบ ตามที่ต้องการ

การคิดเกรดนักเรียนด้วย IFS ฟังก์ชัน Ms Excel

ความสามารถของโปรแกรม Ms Excel ในการคำนวน โดยใส่เงื่อนไขหรือ IF นั้น สามารถ นำมาใช้ในการแสดงผลการสอบของนักเรียนได้ โดยอาศัยหลักการ ประยุกต์นิดหน่อย
สำหรับขั้นตอนและวิธีการ ก็ขอบอกว่า ไม่ยาก อ่านจบแล้ว ลองทำตามได้เลย หรือ ถ้าไม่เข้าใจ จะเปิดชมคลิปตัวอย่างการทำ พร้อมกับหยุด และ ไปต่อ ตามขั้นตอน ก็ทำได้
ขั้นตอนการทำ
เริ่มจากเปิดไฟล์โปรแกรม ตารางเอ็กเซล ขึ้นมา
ข้อมูล นี้เป็นเพียงตัวอย่าง ที่กำหนดขึ้นมา เพื่อการศึกษา เท่านั้น
ส่วนเกณฑ์การให้คะแนน ของแต่ละโรงเรียน หรือสถาบัน อาจจะแตกต่างกันบ้าง ก็สามารถปรับตามต้องการ ได้

ชื่อนักเรียน	คะแนน	เกรด		คะแนน	อักษร
มุกดา	80			90	A+
บาลี	49			80	A
สีดา	50			70	B
ขนกพร	65			60	C
ดอนตาล	75			50	D
กานดา	48			<50 td="">	F
เคน	55
เพชร	95
พลอย	100

ตัวอย่างในช่องเกรด เอาจะมาใส่เงื่อนไข เพื่อให้แสดงผล ตัวอักษร ตามกลุ่มคะแนน ที่กำหนด 

สรุปขั้นตอน
1 คลิกเลือกเซลส์ที่ต้องการแสดงเกรด
2 พิมพ์   =IFS(B2>=E2,F2,B2>=E3,F3,B2>=E4,F4,B2>=E5,F5,B2>=E6,F6,B2<=E7,F7)
3 กด Enter

การปรับค่าสูตรโดยใส่ค่าคงตัวก่อนคัดลอกสูตร Absolute
ใส่สัญญลักษณ์ $ เพิ่มในสูตร
จะได้แบบนี้ =IFS(B2>=E$2,F$2,B2>=E$3,F$3,B2>=E$4,F$4,B2>=E$5,F$5,B2>=E$6,F$6,B2<=E$7,F$7)

4 การคัดลอกสูตร แดรกเม้าส์ลากคลุม ส่วนที่เหลือ
ก็จะได้ผลลัพธ์เกรดตามเงื่อนไข ที่กำหนด